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Das System zur elektronischen Meldung der Quartalsauflagen

Mitgliedsverlage der IVW können der Prüfgemeinschaft die Quartalsauflagen ihrer Titel wahlweise auch in einem gesicherten elektronischen Verfahren übermitteln. Das entsprechende Formular für die "Anmeldung zur Teilnahme am elektronischen Meldeverfahren der Quartalsauflagen" steht unter dem Menüpunkt "IVW-Mitgliedschaft - Antragsformulare" und über diese Seite zur Verfügung.

Erläuterungen zum System
Basisinformationen
Die elektronische Meldung von Quartalsauflagen basiert auf dem gesicherten Austausch geschützter PDF-Dokumente im E-Mail-Verkehr zwischen dem Verlag und der IVW. Voraussetzung für die Teilnahme ist, dass das kostenlose Standardprogramm Adobe Reader (in der Version 7.X oder höher, mit aktiviertem JavaScript) auf dem Rechner zur Verfügung steht. Das neue Meldesystem kann damit plattformunabhängig mit allen gängigen Computersystemen genutzt werden.

Datenintegrität und Authentifizierung werden durch Einrichten eines IVW-Zertifikats und einer digitalen Verlagsunterschrift im Programm Adobe Reader erzielt. Diese Eintragungen müssen einmalig vom Verlag vorgenommen werden. Von der IVW erhält der Verlag hierzu per E-Mail jeweils eine Datei mit dem digitalen IVW-Zertifikat und seiner digitalen Unterschrift, mit der künftig die Auflagenmeldungen gegenüber der IVW verbindlich bestätigt werden. Für das Einrichten von Zertifikat und Unterschrift stellt die IVW den Verlagen gesondert detaillierte Anleitungen zur Verfügung.

Sobald das Zertifikat und die Unterschrift eingerichtet sind, kann der Verlag die Quartalsauflagen seiner Titel der IVW elektronisch melden. Der Verlag erhält von der IVW dann zu den gewohnten Terminen - also jeweils zwei Wochen vor Quartalsende - die digitalen Meldeformulare im Anhang einer E-Mail zugestellt. In größerer Anzahl werden Meldeformulare dem Verlag in einer ZIP-Datei geschickt.

Beim ersten Öffnen eines digitalen Meldeformulars wird dem Verlag vom Programm automatisch angezeigt, ob es sich um ein unverändertes Original-Dokument der IVW handelt.

Inhalt und Layout des elektronischen Meldeformulars entsprechen weitestgehend der herkömmlichen Druckfassung der Erhebungsbögen. Sobald im Verlag mit der Dateneingabe begonnen wird, startet die rechnerische Plausibilitätskontrolle und markiert Felder so lange rot, bis sich aus allen eingegebenen Auflagenzahlen plausible Summenwerte ergeben.

Nach der abschließenden Eingabe der Kontaktdaten und der digitalen Verlagsunterschrift können die elektronischen Meldungen aus der Formularmaske heraus an die IVW abgeschickt werden. Durch Klicken auf den Button "Auflagenmeldung senden" wird im E-Mail-Programm des Verlages eine E-Mail an die IVW mit der soeben erstellten Quartalsmeldung als Anhang erzeugt, die dann nur noch abgeschickt werden muss. Alternativ können die einzelnen Quartalsmeldungen der Titel aber auch gesammelt (jedoch nur ungezippt) an eine E-Mail angehängt der IVW übermittelt werden. Der Meldeschluss ist weiterhin jeweils 14 Tage nach Quartalsende.

Während der Eingabe können die Daten im elektronischen Meldeformular beliebig oft korrigiert werden. Korrekturen, die der Verlag nach dem Einfügen der Unterschrift an der Meldung vornimmt, müssen stets durch abermaliges Unterschreiben bestätigt werden. Selbst wenn der Verlag bereits eine Meldung mit fehlerhaften Quartalsauflagen an die IVW abgeschickt hat, kann er vor Meldeschluss jederzeit eine erneute Meldung abgeben. Die Auflagenzahlen werden dann im System der IVW automatisch aktualisiert.

Auf formale Fehler beim Ausfüllen des Meldeformulars wird in Dialogfenstern des Programms hingewiesen. Sollten trotzdem unvollständige oder rechnerisch unplausible Auflagenmeldungen bei der IVW eingehen, erhält der absendende Verlag von der IVW eine Fehlermeldung per E-Mail. Der Verlag wird darin über den Grund der Beanstandung informiert und aufgefordert, eine ergänzte bzw. korrigierte Meldung abzugeben.

Die Abgabe seiner Auflagenmeldungen kann der Verlag zum einen in seinem E-Mail-Programm nachvollziehen. Zum anderen wird der Empfang aller Auflagenmeldungen, die in das System der IVW eingelesen werden können, durch eine E-Mail an den Verlag bestätigt.

Weitere Detailinformationen werden den Verlagen nach ihrer Anmeldung zur Teilnahme an der elektronischen Meldung der Quartalsauflagen zur Verfügung gestellt.

Für Rückfragen stehen die Mitarbeiter der IVW-Geschäftsstelle zur Verfügung.

Kontakt: Erika Holtschmidt :: 030 - 59 00 99 - 731
Übersicht zum elektronischen Meldesystem
Teilnehmerkreis:
IVW-Mitgliedsverlage der Mediengattungen Tageszeitungen, Wochenzeitungen, Publikumszeitschriften, Fachzeitschriften, Kundenzeitschriften, Offertenblätter, Kalender, Handbücher, Telekommunikationsverzeichnisse

Teilnahme:
Verbindliche "Anmeldung zur Teilnahme am elektronischen Meldeverfahren der Quartalsauflagen" (PDF) durch den Verlag

Systemanforderungen:
Plattformunabhängig - E-Mail-Konto, Adobe Reader (Version 7.X oder höher, mit aktiviertem JavaScript)

Die Teilnehmer erhalten per E-Mail


einmalig:
  • "öffentlichen Schlüssel" = Zertifikat der IVW (öffnet automatisch eine Bestätigung der Echtheit des Formulars)
  • ein verlagsindividuelles Passwort zur Freigabe der Unterschrift
  • "privaten Schlüssel" = Unterschrift
quartalsweise:
  • pro Titel/Belegungseinheit ein Meldeformular in Form eines PDF-Dokuments
Die Meldeformulare enthalten:
  • die variablen Felder Auflagenzahlen, Ansprechpartner nebst Rufnummer
  • die vorgegebenen und verschlüsselten Stammdateninformationen wie z.B. Titelname und Erscheinungsweise
Übermittlung der Auflagenmeldung:
  • die Meldungen werden der IVW per E-Mail eingereicht und dort automatisch eingelesen
  • als Rückmeldung erhalten die Teilnehmer entweder eine Eingangsbestätigung oder einen fehlerspezifischen Hinweis in Form von Einzelmails
  • verarbeitet werden ausschließlich rechnerisch plausible Meldungen
  • IVW-intern werden die Meldungen an die Prüfer weitergeleitet
Prüfungsroutinen

Inhaltlich:
  • rechnerische Plausibilität der Auflagenzahlen
Sicherheit:
  • Quartalsangabe
  • Überprüfung der Teilnahmeberechtigung
  • Manipulationskontrollen (Stammdaten, Strukturen)
  • Gültigkeit der Unterschrift mit Änderungsverfolgung
Systemerweiterung:
Programm zur Verarbeitung elektronischer Quartalsmeldungen
Verlagen, die am Verfahren der elektronischen Meldung von Quartalsauflagen teilnehmen, stellt die IVW ein Programm zur Verfügung, mit denen sie den Aufwand für die Erstellung ihrer digitalen Auflagenmeldungen deutlich verringern können.

Anstatt die elektronischen Meldeformulare einzeln manuell zu öffnen, auszufüllen und digital zu unterschreiben, können diese Arbeiten - wahlweise im abgestuften oder vollständigen Umfang - mit der Systemerweiterung automatisiert werden.

Das entsprechende Programm hierzu ist in ein PDF-Dokument integriert und kann deshalb - wie auch die Grundversion des Systems - plattformunabhängig auf allen Computersystemen eingesetzt werden.

Zur Installation des Programms ist lediglich das Herunterladen dieses speziellen PDF-Dokuments sowie einer js-Datei notwendig, die einmalig in das Javascript-Verzeichnis des Adobe Readers eintragen werden muss (siehe hierzu auch auf dieser Seite "Downloads"). Dieser Eintrag der js-Datei in das Verzeichnis wird beim erstmaligen Öffnen der Programm-PDF in einem Dialogfenster gefordert und detailliert erläutert. Auch durch die weitere Bedienung des Programms wird der Nutzer Schritt für Schritt geführt.

Zur Vorbereitung seiner digitalen Auflagenmeldungen braucht der Verlag dann nur noch aus seinen EDV-Anwendungen eine Datei im txt-Format mit den Quartalsauflagen zu erzeugen. Von dem Programm-PDF werden schließlich über den Import der txt-Datei die Auflagenzahlen der einzelnen Titel automatisch in die jeweiligen digitalen Meldeformulare geschrieben.

Die txt-Importdatei des Verlages muss - damit die zu meldenden Auflagenzahlen vom Programm korrekt in die einzelnen elektronischen Meldedateien übernommen werden können - in der Anzahl und Bezeichnung der Spalten exakt nach der Datensatzbeschreibung der IVW aufgebaut sein (siehe hierzu auch auf dieser Seite "Downloads").
Hilfe:
Fehlende Datei "ivw.cer" im Anhang der "IVW E-Mail 2/4 - Anmeldung am System elektronischer Quartalsmeldungen"
Falls Ihnen als Nutzer von Microsoft Outlook nach Ihrer Anmeldung im Anhang der "IVW E-Mail 2/4 - Anmeldung am System elektronischer Quartalsmeldungen" die Datei "ivw.cer" fehlt, wird sie von Ihrem EDV-System - aufgrund einer Standard-Einstellung von Microsoft - geblockt; Sie haben die Datei erhalten, sie wird Ihnen aber nicht angezeigt. Zum "Sichtbarmachen" der "ivw.cer" im E-Mail-Anhang ist deshalb ein Eintrag mit dem Registrierungs-Editor im Security-Schlüssel unter Microsoft/Office/Outlook erforderlich. Genaue Angaben zum Pfad, über dem der Eintrag vorgenommen werden muss, können Sie der nachstehenden Übersicht entnehmen.

Bitte beachten Sie, dass sich der korrekte Schlüssel für den erforderlichen Eintrag nach der von Ihnen benutzten Microsoft-Outlook-Programmversion richtet!

Microsoft Outlook Version Pfad Zeichenfolge/Name Wert
2000 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ 9.0 \Outlook\Security Level1Remove .cer
2002 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ 10.0 \Outlook\Security Level1Remove .cer
2003 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ 11.0 \Outlook\Security Level1Remove .cer
2007 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ 12.0 \Outlook\Security Level1Remove .cer

Manueller Eintrag

Wenn Sie den Eintrag manuell vornehmen möchten, können Sie den Hilfeanweisungen folgen, die wir Ihnen in der PDF-Datei "Hilfe_Anzeige_ivw_cer" geben. Sobald Sie alle Schritte dieser Hilfeanweisungen ausgeführt haben, wird nach einem erneuten Start Ihres E-Mail-Programms die "ivw.cer" im Anhang der E-Mail dann auch für Sie sichtbar. Sie können dann den weiteren Anweisungen in der "IVW-E-Mail 2/4" folgen und die "ivw.cer" als vertrauenswürdige Identität in Ihrem Adobe Reader einrichten.

Download: Hilfe_Anzeige_ivw_cer.pdf
(Zum Herunterladen mit der rechten Maustaste auf den Link klicken, dann im Kontext-Menü den Punkt "Speichern unter..." wählen.)

Vereinfachter Eintrag

Wenn Sie den Eintrag nicht manuell vornehmen möchten, stehen Ihnen auf dieser Seite unter dem Punkt "Downloads" alternativ die Registrierungsdateien als komprimierte Zip-Datei zum Herunterladen bereit. Nachdem Sie diese Zip-Datei lokal auf Ihrem Rechner in einem beliebigen Verzeichnis abgespeichert haben, müssen Sie die Datei entpacken; durch einen Doppelklick auf die ausgepackte regCer-Datei, können Sie den Eintrag automatisch der Registrierung hinzufügen. Sie können dann den weiteren Anweisungen in der "IVW-E-Mail 2/4" folgen und die "ivw.cer" als vertrauenswürdige Identität in Ihrem Adobe Reader einrichten.
Downloads:
Programm zur Verarbeitung elektronischer Quartalsmeldungen (PDF)

Hinweis zum Herunterladen: Bitte speichern Sie die Datei in einem lokalen Verzeichnis des Rechners ab, auf dem Sie die elektronischen Auflagenmeldungen erstellen. Beim ersten Öffnen der Datei "IVW_SEQA.pdf" werden Sie in einem Dialogfenster aufgefordert, eine weitere Datei ("IVW_SEQA.js") herunterzuladen und in das Javascript-Verzeichnis Ihres Adobe Readers zu kopieren. Das Dialogfenster nennt Ihnen den Link zur Download-Möglichkeit und gibt Ihnen weitere Anweisungen.

Download: IVW_SEQA.pdf (kompatibel mit Adobe Reader 7.x bis 10.x)

(Zum Herunterladen mit der rechten Maustaste auf den Link klicken, dann im Kontext-Menü den Punkt "Speichern unter..." wählen.)

Ausfüllhilfe für das elektronische Meldeformular

Die Kurzanleitung zeigt Schritt für Schritt, wie die Auflagenmeldung in das elektronische Meldeformular eingegeben, das Formular dann digital unterschrieben und die Meldung schließlich abgeschickt wird.

Download: Schaubilder zum Ablauf der elektronischen Auflagenmeldung (pdf)

Eintrag in das Javascript-Verzeichnis des Adobe Readers (js)

Hinweis zum Herunterladen: Beim erstmaligen Öffnen der Programm-PDF werden Sie zum Herunterladen der Datei "IVW_SEQA.js" aufgefordert. Bitte speichern Sie die Datei "IVW_SEQA.js" in das Javascript-Verzeichnis Ihres Adobe Readers (z.B. c:\Programme\Adobe\Arcobat\7.0\Reader\Javascripts).

Download: UPDATE 21.06.2012: IVW_SEQA.pdf : IVW_SEQA.js

(Zum Herunterladen mit der rechten Maustaste auf den Link klicken, dann im Kontext-Menü den Punkt "Speichern unter..." wählen.)

IVW-Datensatzbeschreibung für txt-Importdateien (PDF)

Hinweis zum Inhalt: Damit Sie mit dem Automatisierungsprogramm die Daten Ihrer aktuellen Auflagenmeldungen in die digitalen Meldeformulare schreiben können, müssen Sie zuvor aus Ihren EDV-Anwendungen eine Importdatei im txt-Datenformat generieren. Die Anzahl der Spalten und Spaltenbezeichnungen Ihrer txt-Importdatei müssen dazu exakt den Vorgaben der IVW entsprechen. Die korrekten Spaltenbezeichnungen und weitere Informationen können Sie der IVW-Datensatzbeschreibung entnehmen.

Download: IVW-Datensatzbeschreibung.pdf

(Zum Herunterladen mit der rechten Maustaste auf den Link klicken, dann im Kontext-Menü den Punkt "Speichern unter..." wählen.)

Windows-Registrierungsdateien für MS Outlook 2000, 2002 (XP) und 2003 (ZIP)

Hinweis zum Herunterladen: Bitte beachten Sie, dass bei der Auswahl der zip-Datei auf den korrekten Schlüssel für den erforderlichen Eintrag achten, der sich nach der von Ihnen benutzten Microsoft-Outlook-Programmversion richtet!

(Zum Herunterladen in der Spalte "Zip-Datei" mit der rechten Maustaste auf den Link klicken, dann im Kontext-Menü den Punkt "Speichern unter..." wählen.)

Microsoft-Outlook Version Zip-Datei Führen Sie nach dem Entpacken der Zip-Datei auf Ihrem Rechner den Eintrag durch einen Doppelklick auf folgende Datei aus:
2000 RegCER 9 .zip RegCER 9 .reg
2002 RegCER 10 .zip RegCER 10 .reg
2003 RegCER 11 .zip RegCER 11 .reg
2007 RegCER 12 .zip RegCER 12 .reg

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