3. Jahrgang
Ausgabe Nr. 13 vom 30. November 2006
Auflagenkontrolle: Digitale Auflagenmeldungen
IVW komplettiert Angebot zur elektronischen Meldung der Quartalsauflagen
Seit Erhebung der Auflagen für das 3. Quartal 2006 können die Mitgliedsverlage ihre Auflagenmeldungen der IVW jetzt auch als Anhang einer E-Mail übermitteln. Die IVW stellt den Verlagen hierzu speziell entwickelte digitale Meldeformulare zur Verfügung. Zur Teilnahme am elektronischen Meldeverfahren haben sich zurzeit 95 Verlage angemeldet, die der IVW die aktuellen Quartalsauflagen zu insgesamt 518 Titeln und Anzeigenbelegungseinheiten nunmehr auf elektronischem Wege melden. Die IVW hat das elektronische Meldesystem bei seiner Einführung den Verlagen zunächst in der Grundversion angeboten, bei der die einzelnen Auflagenmeldungen sowie eine digitale Unterschrift jeweils manuell in das elektronische Formular eingegeben werden. Gegenüber der herkömmlichen "Meldung auf Papier" wird bei Einsatz der Grundversion des neuen elektronischen Meldesystems bereits der Aufwand der Verlage, die Quartalsmeldungen zu den Auflagen ihrer Titel zu erstellen, spürbar reduziert.
Die IVW stellt nun eine Systemerweiterung bereit, mit dem sich die digitalen Meldeformulare auch automatisiert ausfüllen und unterschreiben lassen und vervollständigt damit ihr Angebot zur elektronischen Meldung der Quartalsauflagen. Durch diese Ergänzung zum neuen digitalen Meldesystem können insbesondere die Mitgliedsverlage mit einer größeren Anzahl IVW-geprüfter Titel ihre Auflagenmeldungen erheblich zeitsparender erstatten.
Neues Programm automatisiert das Ausfüllen digitaler Meldeformulare
Die digitale Meldung von Quartalsauflagen basiert auf geschützten Dateien im PDF-Format, die im E-Mail-Verkehr zwischen dem Verlag und der IVW ausgetauscht werden. Jeweils zu Beginn der Erhebung der Quartalsauflagen werden die digitalen Meldeformulare den Verlagen als Anhang einer E-Mail zugestellt. Im Verlag werden diese elektronischen Meldeformulare mit Hilfe des kostenlosen Programms Adobe Reader ausgefüllt und mit einer digitalen Unterschrift versehen. Der Verlag schickt schließlich die elektronischen Auflagenmeldungen per E-Mail an die IVW. Dort können die gemeldeten Auflagendaten direkt in die Datenbank der Prüfgemeinschaft eingelesen werden.
Zu diesem System bietet die IVW nun eine Erweiterung an, mit der sich in den Verlagen der Aufwand für die Verarbeitung der digitalen Formulare deutlich reduzieren lässt: Anstatt die elektronischen Meldeformulare einzeln manuell zu öffnen, auszufüllen und digital zu unterschreiben, können diese Arbeiten - wahlweise im abgestuften oder vollständigen Umfang - automatisiert werden. Das "Programm zur automatisierten Verarbeitung elektronischer Quartalsmeldungen" ist in ein PDF-Dokument integriert und kann deshalb plattformunabhängig auf allen Computersystemen und nahezu ohne vorherige Installationsarbeiten eingesetzt werden. Der Anwender muss bei seiner erstmaligen Nutzung lediglich eine js-Datei aus dem Internetangebot der IVW herunterladen und in das lokale Javascript-Verzeichnis seines Adobe Readers kopieren. Zu diesem und allen weiteren Schritten wird der Verlagsmitarbeiter vom Programm geführt. Zur Vorbereitung seiner digitalen Auflagenmeldungen braucht der Verlag dann nur noch - auf der Grundlage einer entsprechenden Datensatzbeschreibung der IVW - aus seinen EDV-Anwendungen eine Datei im txt-Format mit den Quartalsauflagen zu erzeugen. Von dem Programm werden schließlich über den Import der txt-Datei die Auflagenzahlen der einzelnen Titel automatisch in die jeweiligen digitalen Meldeformulare geschrieben. Auch Verlage, die in Absprache mit der IVW bereits eigene EDV-Lösungen zur rationellen Erstellung der Auflagenmeldungen einsetzen, können nun - ohne neuen wiederkehrenden Mehraufwand - den Postweg einsparen, wenn sie zur papierlosen elektronischen Meldung der Quartalsauflagen wechseln.
Informationen für den Wechsel zum elektronischen Meldesystem
Ausführliche Informationen über das System zur elektronischen Meldung der Quartalsauflagen können im Internetangebot der IVW abgerufen werden
Für den Wechsel zur elektronischen Meldung der Quartalsauflagen ist eine Anmeldung des Verlages erforderlich, mit der das neue Meldeverfahren als verbindlich anerkannt wird. Eine Anmeldung ist jederzeit möglich - Verlage, die noch für die bevorstehende Erhebung zum 4. Quartal 2006 der IVW ihre Auflagen elektronisch melden wollen, müssen jedoch ihre Anmeldung der IVW-Geschäftsstelle bis spätestens zum 29. Dezember 2006 übermitteln.
Bereitstellung des "Programms zur Verarbeitung elektronischer Quartalsmeldungen"
Verlage, die am elektronischen Verfahren für die Meldung der Quartalsauflagen teilnehmen und ihre elektronischen Meldeformulare künftig automatisiert verarbeiten wollen, benötigen die folgenden drei Dateien:
- Datei mit dem Programm zur Automatisierung (PDF-Format)
- Datei für den - zur Nutzung des Automatisierungsprogramms erforderlichen - Eintrag in das Javascript Verzeichnis des Adobe Readers (js-Format)
- Datei mit der Datensatzbeschreibung mit den Vorgaben der IVW für die Erstellung der txt-Importdateien
Diese Dateien werden im Internetangebot der IVW mit entsprechenden Erläuterungen zum Herunterladen vorgehalten: