Die IVW wurde im Jahr 1949 als Verein gegründet und hat bis heute diese über die Jahrzehnte bewährte Rechtsform beibehalten. Entsprechend erfolgt die Aufnahme nach einem förmlichen Verfahren auf der Grundlage der Vereinssatzung. Für jedes aufzunehmende Objekt ist ein Aufnahmeantrag zu stellen unter Beifügung folgender Unterlagen:
- 14 aktuelle Belegexemplare
- 14 aktuelle Mediadaten
- Kopie Handelsregisterauszug (ggf. Gewerbeanmeldung)
Liegen die Unterlagen vollständig bei der IVW vor, werden sie dem zuständigen Organisationsausschuss Presse zur Zustimmung vorgelegt. Sobald diese erfolgt ist, führt einer der gegenwärtig zehn Prüfer eine erste Prüfung der Auflagenzahlen durch (Aufnahmeprüfung), die dazu dient festzustellen, ob die von den Richtlinien geforderten Unterlagen bereitgestellt werden können. Kommt der Prüfer zu dem Ergebnis, dass aus seiner Sicht keine Bedenken gegen die Aufnahme des Titels in die IVW bestehen, erhält der Verlag eine Aufnahmebestätigung. Ab diesem Zeitpunkt ist der Verlag berechtigt, mit dem IVW-Zeichen und weiteren Hinweisen auf die IVW zu werben.
