Die IVW-Auflagenmeldung mit dem Online-Meldeverfahren für Quartalsauflagen: Basiswissen und Praxistipps
Auf den ersten Blick wirken Formular und Meldung für Sie vielleicht kompliziert. Doch in den meisten Fällen ist die Auflagenmeldung schnell erledigt. Lassen Sie sich nicht abschrecken.
Wie bei vielen Software-Bedienoberflächen lässt sich auch das Formular des Online-Quartalsmeldesystems der IVW schneller erschließen als es zunächst aussieht. Das Online-Meldeverfahren für Quartalsauflagen ist - einmal verstanden - recht einfach.
Im Folgenden geben wir Einsteigern in die Online-Auflagenmeldung Hinweise und Praxistipps für eine erfolgreiche Meldung der Auflagenzahlen Ihrer Printtitel.
- Das Grundprinzip
- Was muss für die Auflagemeldung vorliegen?
- Mögliche Schwierigkeiten bei der Auflagenmeldung
- Die Freigabe per E-Mail
- Besondere Meldungen
- Meldung korrigieren?
- Fragen kostet nichts
Das Grundprinzip
Bevor wir uns mit Zahlen und Formularfeldern befassen, sollten wir ein paar Worte zu den Grundlagen sagen. Viele konkrete Fragen klären sich von selbst, wenn das Grundprinzip klar ist.
Zweck der Auflagenmeldung: Transparenz gegenüber dem Werbemarkt
Hinter der IVW-Auflagenmeldung steht das Ziel, dem Werbemarkt verlässliche, detaillierte und vergleichbare Auflagenzahlen zu liefern. Werbekunden (bzw. die von ihnen beauftragten Werbe- und Media-Agenturen) wollen nicht nur wissen, wie viele Exemplare eines Titels überhaupt verbreitet wurden, sondern auch über welche Kanäle, wie viele davon gratis abgegeben wurden und dergleichen mehr.
Gemeldet werden die Auflagen von Anzeigenbelegungseinheiten
Deshalb bezieht sich die Auflagenmeldung nicht einfach auf die Gesamtauflage der Vertriebsausgaben eines bestimmten Zeitungs- oder Zeitschriftentitels in einem bestimmten Quartal, sondern auf die Belegungseinheiten, nach denen Anzeigen für diesen Titel oder für Titelkombinationen gebucht werden können.
Beispiel: Auflagenzählungen gemäß Anzeigenbelegungseinheiten, nicht einfach pro Titel Wenn die Kreiszeitung A und das Tageblatt B gemeinsam an Werbekunden vermarktet werden, dann kann und sollte die gemeinsame Auflage beider Blätter an die IVW gemeldet werden, quasi als ein Titel. Wenn zudem Werbung nur in einer der beiden Zeitungen geschaltet werden kann, sollten außerdem auch die Einzelauflagen beider Blätter noch einmal getrennt gemeldet werden. In diesem Fall sollte der Verlag also drei Auflagenmeldungen durchführen. |
Für ePaper-Ausgaben oder auch Pocketformate zu Pressetiteln ist keine eigenständige Auflagenmeldung notwendig. Solange redaktionelle Inhalte und die Anzeigenbelegungseinheiten mit der Print-Version bzw. dem Standardformat des Titels übereinstimmen, können die Auflagen elektronischer oder formatveränderter Ausgaben gemeinsam in Summe mit der Auflage des Pressetitels gemeldet werden. Allerdings müssen die anteiligen Auflagen der ePaper bzw. formatveränderten Ausgaben zusätzlich in einer Erweiterung des Meldeformulars eingetragen werden.
Gemeldet werden Durchschnittszahlen pro Quartal
Bei der Quartals-Auflagenmeldung wird nicht einfach die Zahl der Zeitungs- bzw. Zeitschriftenexemplare gemeldet, die insgesamt in einem bestimmten Quartal gedruckt und verbreitet wurden. Damit die Auflagenzahlen verschiedener Titel miteinander vergleichbar und damit aussagekräftig sind, müssen Durchschnittswerte gebildet werden: Die Zahl an Exemplaren für unterschiedliche Auflagenkategorien (etwa Einzelverkauf), geteilt durch die Anzahl der Erscheinungstage im betreffenden Quartal (bei Tageszeitungen) bzw. die Anzahl der im jeweiligen Quartal erschienenen Ausgaben bei Wochenzeitungen und Zeitschriften. Die Anzahl an Erscheinungstagen bzw. Ausgaben liefert somit den so genannten Divisor für die Durchschnittsbildung.
Was muss für die Auflagemeldung vorliegen?
a) Auflagenzahlen, unterteilt nach Auflagenkategorien:
Um die Auflagenmeldung erfolgreich erstellen zu können, müssen für das betreffende Quartal zunächst einmal alle relevanten Zahlen aus Produktion, Vertrieb und Verkauf des Printtitels vorliegen, um sie den einzelnen Auflagenkategorien zuordnen zu können:
- die Anzahl der im Quartal insgesamt gedruckten Exemplare
- die Gesamtzahl der Abonnements (d.h. die Summe aus der Anzahl der Abo-Verträge für die einzelnen Ausgaben/Erscheinungstage des Quartals); diese Gesamtzahl muss gegebenenfalls nach Mehrfachabonnements und Mitgliederabonnements aufgeschlüsselt werden
- die Gesamtzahl der Exemplare, die im Quartal für den Einzelverkauf ausgeliefert wurden
- die Gesamtzahl der sonstigen Verkäufe
- die Gesamtzahl der kostenlos verbreiteten Exemplare (Freistücke); werden Freistücke ausgelegt, dann zusätzlich aufgeschlüsselt nach der Anzahl der ausgelegten Freistücke sowie der Anzahl der Auslegestellen
- die Gesamtzahl der Rest- und Archivexemplare, die einbehalten und nicht verbreitet wurden
Außerdem, soweit gegeben:
- die Gesamtzahl der im Ausland verbreiteten Exemplare, aufgegliedert nach den Auflagenkategorien (entfällt bei Tages- und Wochenzeitungen)
- die Gesamtzahl der verkaufen Bordexemplare und Lesezirkel-Stücke
- die Gesamtzahl der verkauften ePaper-Ausgaben, aufgegliedert nach den Auflagenkategorien
- die Gesamtzahl der verbreiteten formatveränderten Ausgaben (Pocket, XXL) aufgegliedert nach den Auflagenkategorien
Hinweise zur Definition und Abgrenzung der einzelnen Auflagenkategorien finden sich in den Richtlinien für die IVW-Auflagenkontrolle (PDF), im Regel-Leitfaden (PDF) der IVW und online im Glossar.
b) der korrekte Divisor für das Quartal
Die Zahl der insgesamt verbreiteten Exemplare für das Quartal muss wie erläutert durch den korrekten Divisor geteilt werden, um die Werte zur Eingabe ins Online-Quartalsmeldesystem zu bekommen. Dieser Divisor ist die Anzahl der Erscheinungstage (Tageszeitungen) bzw. der Ausgaben (Wochenzeitungen und Zeitschriften).
c) die Gesamtzahl der Remittenden aus dem betreffenden Quartal
Anders als bei allen anderen Werten, die ins Online-Quartalsmeldesystem einzugeben sind, ist für die Remittenden nicht das Erscheinungsdatum relevant – das kann bei Remittenden auch in einem früheren Quartal liegen. Entscheidend ist vielmehr, ob die Remission selbst im betreffenden Quartal erfolgt ist.
(Remittenden sind Exemplare, die an Wiederverkäufer ausgeliefert, dort jedoch nicht verkauft wurden und deshalb vom Verlag gutgeschrieben werden.)
Mögliche Schwierigkeiten bei der Auflagenmeldungen
Bei der Eingabe der Auflagenzahlen und bei der anschließenden Freigabe nach dem Abspeichern kann eine Reihe von Problemen auftreten. Nicht verzweifeln: In den allermeisten Fällen findet sich eine Lösung.
Rote Warnhinweise beim Speichern
Nach dem Speichern können rote Hinweise erscheinen, wie „Das Formular "davon ePaper" enthält keine Werte.“ oder „Der Wert Remittenden ist höher als die EV-Lieferung“. Diese Hinweise sind nur dazu da, auf auffällige Werte aufmerksam zu machen. Wenn die Angaben korrekt sind, besteht kein Problem, sie wurden in jedem Fall gespeichert und können freigegeben werden.
Rote Eingabefelder
Das Eingabeformular überprüft fortwährend alle Eingaben darauf, ob sie mathematisch plausibel sind. Rote Felder weisen auf nicht stimmige Werte hin. Solange Plausibilitätsfehler bestehen, können die Eingaben nicht abgespeichert werden. (Einzige Ausnahme ist ein rotes Feld für Remittenden, da diese tatsächlich höher liegen können als die Zahl der Exemplare der Einzelverkaufslieferung.)
| Beispiel: Das Feld Druck wird immer rot? Der Wert im Feld Druck muss mit der Summe der Felder Abo gesamt, EV-Lieferung, Bordexemplare, Lesezirkelstücke, Sonstiger Verkauf, Freistücke sowie Reste/Archiv abzüglich Verbreitung ePaper (jeweils soweit vorhanden) übereinstimmen. Das rechnet das Programm für das Formular nach. Passen die Werte nicht zusammen, wird das Feld rot. |
| Tipp: Rundungsfehler durch „Reste erhöhen“ neutralisieren Häufig kommen hartnäckige rote Felder dadurch zustande, dass durch das Runden beim Berechnen des Durchschnitts plötzlich irgendwo ein Exemplar zu viel auftaucht. (Im Beispiel für die Durchschnittsbildung oben mussten wir das Rechenergebnis ebenfalls runden, um auf eine ganze Zahl zu kommen.) |
| Tipp: Schnelle Hilfe zur Fehlerbehebung Eine Liste mit weiteren konkreten, praktischen Lösungswegen enthält die Praxisanleitung |
Die Freigabe per E-Mail
Mit dem Abspeichern der Werte im Eingabeformular ist die Meldung noch nicht komplett. Sie muss noch bestätigt und dadurch freigegeben werden.
Dies erfolgt per E-Mail: Das Abspeichern des Formulars löst bei der IVW das Versenden einer E-Mail mit einem Freigabe-Link an die dort registrierte E-Mail-Adresse Ihres Verlags aus. Erst wenn dieser Link angeklickt wurde, gilt die Meldung als von Ihnen bestätigt und freigegeben und wird in die Quartalsauflagenmeldung der IVW übernommen (falls sie nicht vorher von Ihnen noch einmal geändert und erneut bestätigt und freigegeben wird).
An dieser Stelle hakt es manchmal, weil die von der IVW automatisch verschickten Nachrichten mit dem Freigabe-Link auf der Empfängerseite im Spam-Ordner landen. Die E-Mail-Adressen support@ivw.de und quartalsmeldung@ivw.de sollten möglichst auf der Whitelist des eigenen E-Mail-Programm oder des E-Mail-Servers des Verlags stehen.
Wenn beim Anklicken des Links die Warnmeldung „Der Link ist ungültig“ erscheint, ist die Meldung entweder schon bestätigt und freigegeben, oder es handelt sich nicht um den letzten zu diesem Titel verschickten Freigabe-Link. Das System erzeugt bei jedem Abspeichern eine neue Freigabe-E-Mail, auch dann, wenn keine Werte geändert wurden. Bestätigen lässt sich immer nur die jeweils letzte davon.
Besondere Meldungen
Wenn im Berichtszeitraum der Titel gar nicht erschienen ist, lässt sich dies nicht über das Online-Quartalsmeldesystem melden. In diesem Fall ist eine entsprechende kurze Nachricht an support@ivw.de notwendig. (Wenn dagegen zwar Ausgaben erschienen sind, aber keine ePaper und keine Pocketformate, dann lässt sich für diese Teilbereiche problemlos eine Nullmeldung abgeben).
Falls Exemplare mit Erscheinungsdatum aus einem früheren Berichtsquartal nun doch noch verbreitet wurden, muss dafür ein besonderes Meldeformular eingerichtet werden. Das gilt unabhängig davon, ob diese Exemplare als Remittenden gemeldet wurden oder nicht. Auch in diesen Fällen sollte über die E-Mail-Adresse support@ivw.de Kontakt aufgenommen werden.
Meldung korrigieren?
Eine bereits abgegebene und auch freigegebene Meldung lässt sich bis zum Meldeschluss des jeweiligen Quartals jederzeit problemlos ändern. Der Meldeschluss-Termin steht auf der Startseite des Online-Quartalsmeldesystems. Frühestens dann schließt die IVW die Plattform für Meldungen des betreffenden Quartals und damit auch für Änderungen. Ab diesem Zeitpunkt können die gemeldeten Zahlen nur noch durch eine Verlagskorrektur geändert werden.
Fragen kostet nichts: Bei Unklarheiten und Problemen einfach nachfragen!
Die IVW versteht die Auflagenmeldung und -prüfung als Service gegenüber ihren Mitgliedern. Wir legen Wert darauf, bei auftretenden Schwierigkeiten effektiv Hilfe zu leisten. Für Fragen, die bei der Quartalsmeldung der Auflagenzahlen auftauchen, ist der IVW-Support die richtige Adresse. Sie erreichen ihn unter der E-Mail-Adresse support@ivw.de.
