Als abonnierte Exemplare werden die gegen Bezahlung und aufgrund eines Abonnementvertrags an feste Bezieher gelieferten Exemplare erfasst.

Neben Abonnements zum regulären Bezugspreis können dazu auch diverse Abo-Sonderformen gehören, etwa für eigene Mitarbeiter, als Mitglieder-, Kollegen- oder Studentenabonnements. Dafür gelten jeweils besondere Voraussetzungen, so wie auch für Koppelabonnements, Kurz- und Probeabonnements sowie für Abos, die über den werbenden Buch- und Zeitschriftenhandel weiterverkauft werden. Zu all diesen Fällen finden sich im Regel-Leitfaden (unter 3.1) genauere Bestimmungen.

Bei Mehrfachlieferungen und bei Mitgliederstücken zu einem gesonderten Bezugspreis darf der Rabatt bei Sonderabos gegenüber dem regulären Abonnementspreis nicht mehr als 25 Prozent betragen. Unbezahlte Vorausexemplare für Neuabonnenten sind keine abonnierten Exemplare, sondern Freistücke.

Der Wert für Abo gesamt wird direkt ins Online-Quartalsmeldesystem eingegeben und wird zu den Werten für Verkauf und Verbreitung addiert. Bei Publikums- und Fachzeitschriften sind zusätzlich Angaben zu den in der Gesamtzahl enthaltenen Mehrfachexemplaren (davon Mehrf.-25%) und Mitgliederabonnements (davon Mitglieder) notwendig.

Bei der Meldung für ePaper-Ausgaben wird ebenfalls der Gesamtwert an Abonnements abgefragt (Abo gesamt), bei Zeitschriften außerdem davon Mitglieder.

Bei Fachzeitschriften und Publikumszeitschriften werden im Ausland verbreitete Stücke für alle Print-Auflagenkategorien gesondert in das Online-Quartalsmeldesystem eingegeben (in der Spalte davon Ausland). Das gilt übrigens auch, wenn die Rechnung für diese Exemplare an eine inländische Adresse geht; entscheidend für die Zuordnung zu den Auslandsexemplaren ist ausschließlich deren Verbreitung im Ausland.

Voraussetzung für die Erfassung ist, dass der Anzeigenteil mit den im Inland verbreiteten Exemplaren übereinstimmt. Weicht die Anzeigenschaltung bei Auslandsexemplaren ab, kann bzw. muss für diese eine gesonderte Auflagenmeldung erfolgen.

Bei Tages- und Wochenzeitungen sowie bei ePaper-Ausgaben von Zeitschriften werden die Auslandsexemplare nicht gesondert erfasst.

Die Einheiten, die bei der IVW Auflagenmeldung gezählt werden, sind die Anzeigenbelegungseinheiten, nicht die Zeitungs- und Zeitschriftentitel per se. Entscheidend ist die geltende Anzeigenpreisliste. Bei Tages- und Wochenzeitungen müssen Teil- und Gesamtbelegungseinheiten gemeldet werden, bei Fachzeitschriften und Publikumszeitschriften sind Gesamtbelegungen zu melden (Teilbelegungen können in diesem Fall gemeldet werden).

Das bedeutet: Werden zum Beispiel unterschiedliche Anzeigenbelegungen für regionale Ausgaben angeboten oder umfasst ein Belegungsangebot zwei verschiedene Titel in einer Buchung, dann müssen diese Belegungseinheiten bei der Auflagenzählung auch entsprechend erfasst werden.

Besondere Anforderungen gelten für die Meldung, wenn der Anzeigenpreis von Tageszeitungen an bestimmten Tagen variiert (z. B. samstags). Genaueres findet sich im Regel-Leitfaden (Unterpunkte 3.8, 3.9 und 4.). Zweifelsfragen sollten auch in Rücksprache mit der IVW geklärt werden.

Bordexemplare sind Zeitschriften und Tages- und Wochenzeitungen, die an Unternehmen des öffentlichen Personenverkehrs verkauft und von diesen den Passagieren an Bord oder im Wartebereich unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden. Neben Fluggesellschaften können beispielsweise auch Bahn-, Bus- und Schifffahrtsunternehmen im Linienbetrieb damit beliefert werden.

Voraussetzung ist ein Stückpreis von mindestens einem Euro-Cent (Zeitschriften) bzw. 10 Prozent des regulären Preises (Tages- und Wochenzeitungen), andernfalls gelten die Exemplare als Freistücke.

Für Bordexemplare ist eine detaillierte Quartalsaufstellung erforderlich. Die zweckgebundene Verwendung (etwa die Lieferung in die entsprechenden Wartebereiche) muss nachweisbar sein. Ist ein Dienstleister als Drittunternehmen für die Verbreitung der Bordexemplare zuständig, kommen weitere Nachweispflichten dazu. Details stehen im Regel-Leitfaden (unter 3.5).

Der Wert für Bordexemplare wird ins Online-Quartalsmeldesystem eingegeben und fließt in die berechneten Werte für Verkauf und Verbreitung ein.

Der Wert Druck umfasst die gesamte Druckauflage abzüglich der Makulatur.

Wird in einer eigenen Druckerei gedruckt, sind sämtliche Unterlagen als Nachweis erforderlich, die die Druckauflage belegen, etwa Rotationsberichte, Papierverbrauchsnachweise und Druckanweisungen. Bei Druck in einer Fremddruckerei sind u. a. Rechnungen und Zahlungsnachweise erforderlich. Details nennen die Richtlinien für die IVW-Auflagenkontrolle (Ziffern 40, 49, 50).

Die Eingabe Druck ist der Grundwert für alle Auflagenzahlen und -berechnungen außer der für ePaper-Exemplare (Formel: Druck = Abonnement + EV-Lieferung + Bordexemplare + Lesezirkelstücke + Sonstiger Verkauf + Freistücke + Restexemplare).

Die Zahlen, die bei der Auflagenmeldung in den einzelnen Auflagenkategorien des Online-Quartalsmeldesystems eingetragen werden müssen, sind die Durchschnittszahlen für das aktuell zurückliegende Quartal – bei den Zeitungen die Durchschnittswerte pro Erscheinungstag, bei den Zeitschriften Durchschnittswerte für eine Ausgabe. Verbreitete Exemplare aus einem früheren oder einem späteren Quartal dürfen nicht gemeldet werden. (Eine Ausnahme sind Remittenden, dazu gleich mehr.)

Einzutragen ist somit beispielsweise die durchschnittliche Zahl der als Abonnements verbreiteten Exemplare. Der Durchschnitt wird gebildet, indem die Gesamtzahl der Exemplare der jeweiligen Kategorie (z. B. Abo gesamt) durch den für die Meldung geltenden Divisor geteilt wird. Der Divisor für die Durchschnittsbildung entspricht bei Tages- und Wochenzeitungen der Zahl der Erscheinungstage im betreffenden Quartal, bei Fachzeitschriften und bei Publikumszeitschriften der Zahl der Ausgaben im jeweiligen Quartal (Formel: Quartalsdurchschnitt der Kategorie = Gesamtzahl der Exemplare dieser Kategorie im Quartal : Divisor).

Eine Alternativregelung besteht in Bezug auf Remittenden: Der Remittendendurchschnitt wird zwar grundsätzlich gebildet, indem die Zahl aller im betreffenden Quartal remittierten (nicht verbreiteten!) Exemplare durch die Anzahl der Erscheinungstage bzw. Ausgaben im Quartal dividiert wird. Wenn – wie etwa bei zweimonatlichem Erscheinungsrhythmus – Hauptremissionen und Erscheinungshäufigkeit unabhängig voneinander von einem Quartal zum nächsten variieren, kann als Divisor jedoch die Anzahl der Hauptremissionen beantragt werden.

Bei der Auflagenmeldung für eine ePaper-Ausgabe dient die Zählung der im Quartal vergebenen Zugriffsrechte als Verbreitungswert (analog zur Anzahl der Exemplare für Printausgaben). Details dazu und zu weiteren Aspekten der Durchschnittsbildung finden sich im Regel-Leitfaden (Punkte 3.9, 4., 5.)

ePaper sind digitale Ausgaben eines Titels, bei denen sowohl redaktionelle Inhalte als auch Anzeigen weitgehend mit der Printausgabe übereinstimmen. Gemeldet werden können sowohl kostenpflichtig als auch gratis verbreitete ePaper-Exemplare. Letztere werden als Freistücke erfasst. Für die  Rubrik "Verkauf" werden - analog zu den gedruckten Exemplaren - die Unterkategorien Abo gesamt (bei Zeitschriften auch davon Mitglieder), EV-Lieferung, Bordexemplare und Sonstige Verkäufe erfasst. Gezählt werden die vergebenen Zugriffsrechte.

Wichtig zur Meldung von ePaper-Exemplaren zur verkauften Auflage ist der Vertriebspreis. Er darf nicht zu niedrig liegen: Bei EV-Lieferung muss der Preis des ePapers mindestens 50 Prozent vom EV-Preis der Printausgabe betragen. Bei Abo gesamt-Exemplaren muss für ePaper der Abo-Preis mindestens 50 Prozent vom Print-Abo-Preis betragen. Exemplare, die zusätzlich zu einem Print-Abo zu ermäßigtem Preis abgegeben werden, zählen zu Sonstigen Verkäufen.

Für die ePaper-Auflagenmeldung ist ein eigenes Formularfeld davon ePaper unterhalb der Eingabefelder für die Gesamtauflage vorgesehen. (Die Aufnahme der ePaper-Ausgabe muss bei der IVW beantragt worden sein.) Die dort eingegebenen Werte müssen auch in den entsprechenden Werten der Gesamtauflage enthalten sein.

Ausführliche Informationen finden sich in den Ergänzenden Bestimmungen zu den IVW-Auflagenrichtlinien - ePaper-Ausgaben sowie im Regel-Leitfaden (Punkt 5.).

Grundlage für die Auflagenmeldung bildet die im Anzeigentarif des Titels genannte Erscheinungsweise (z.B. täglich, wöchentlich, 14täglich, monatlich). Die Erscheinungsweise muss im Aufnahmeantrag angegeben und spätere Änderungen müssen sofort mitgeteilt werden.

Bei Zeitungen können je nach Erscheinungsweise und möglichen Anzeigenbelegungen mehrere Durchschnittsauflagen gemeldet werden: für die Erscheinungsweise „erscheint täglich außer sonntags“ beispielsweise Durchschnittsauflagen für montags bis freitags, für montags bis samstags sowie nur für samstags, wenn dazu laut Anzeigenpreisliste jeweils eine entsprechende Belegungseinheit existiert.

Grundsätzlich ist die Gesamterscheinungshäufigkeit der Divisor für die Durchschnittsbildung.

Wenn die Erscheinungshäufigkeit regelmäßig pro Betrachtungszeitraum schwankt, kann die durchschnittliche Erscheinungshäufigkeit aufs Jahr bezogen ermittelt werden. Erscheint ein Titel beispielsweise alle zwei Monate, entfallen nach dieser Berechnung 1,5 Ausgaben auf ein Quartal. Voraussetzung für eine Meldung mit dieser Erscheinungsweise ist das regelmäßige Schwanken der monatlichen Ausgaben, sie muss zudem bei der IVW beantragt werden.

Die EV-Lieferung ist die Anzahl der Exemplare, die – in der Regel über Direktverkäufe oder über Großhändler – an Wiederverkäufer geliefert werden

Entscheidend ist das Remissionsrecht (d.h. für nicht verkaufte Exemplare erfolgen Gutschriften). Weitere Voraussetzung: regelmäßige Belieferung, gegen Rechnung, mit Preisbindung, zu handelsüblichen Konditionen (angemessener Abgabepreis). Typische Wiederverkäufer sind Presse-Großhändler, Zeitschriften- und Zeitungseinzelhändler, Bahnhofsbuchhändler, dazu Handverkäufer mit Remissionsrecht, Importeure und Exporteure. Einzelverkäufe an Endverbraucher und sonstige Lieferungen an nichtständige Abnehmer können mit zur EV-Lieferung gezählt werden, wenn der Einzelverkaufspreis berechnet wird. Weitere Informationen (u. a. zu Fachhändlern, Gutscheinen, Bundles) stehen im Regel-Leitfaden (unter 3.2).

Der Wert EV-Lieferung wird bei der Auflagenmeldung vom Online-Quartalsmeldesystem abgefragt und zur Bildung des Werts EV-Verkauf benutzt (Formel: EV-Lieferung = EV-Verkauf + Remittenden). Er fließt mit in die vom System errechnete Summe Verkauf ein.

Die Rubrik EV-Verkauf im Online-Quartalsmeldesystem gibt die Zahl der für den Einzelverkauf gelieferten Exemplare (EV-Lieferung) minus der Zahl der Remittenden an.

Es handelt sich also um die Zahl der zum Einzelverkauf beispielsweise an Zeitungs- und Zeitschriftenhändler, Buchhändler und andere Wiederverkäufer abgegebenen Exemplare, abzüglich derjenigen Stücke, die remittiert wurden (als nicht verkauft gemeldet und vernichtet oder zurückgegeben). Im Regel-Leitfaden (unter 3.2) stehen weitere Einzelheiten.

Der Wert für EV-Verkauf wird vom Online-Quartalsmeldesystem aus den Eingaben für EV-Lieferung und Remittenden ermittelt (Formel: EV-Verkauf = EV-Lieferung – Remittenden).

Als Freistücke zählen kostenlos abgegebene Exemplare, gleichgültig ob die Belieferung regelmäßig erfolgt oder nicht. Als Teilkategorie der Freistücke werden (nur bei Publikums- und Fachzeitschriften) die ausgelegten Exemplare erfasst (davon ausgelegt), dazu die Zahl der Auslegestellen (Zahl Auslegestellen). Diese Angaben sind verpflichtend, wenn mehr als 20 Prozent der tatsächlich verbreiteten Auflage (Verbreitung) als Freistücke abgegeben werden.

Unentgeltliche Vorauslieferungen an neue Abonnenten zählen ebenso als Freistücke wie Exemplare, die lediglich zu einem Scheinpreis (weniger als 10 Prozent des Einzelverkaufspreises) abgegeben werden. Für Freistücke sind Verbreitungsnachweise erforderlich. Bei ausgelegten Exemplaren muss es in der Regel Empfangsbescheinigungen geben, aus denen sich auch die Zahl der Auslegestellen ergibt. Nachgewiesen werden muss auch die unentgeltliche Hausverteilung. Die genauen Erfordernisse stehen im Regel-Leitfaden (unter 3.7). Rest-, Archiv- und Belegexemplare zählen nicht als Freistücke.

Der Wert für Freistücke wird ins Online-Quartalsmeldesystem eingegeben und wird von diesem zum Wert Verbreitung addiert, nicht jedoch zum Wert Verkauf.

WICHTIG: Für die Kategorien "davon ausgelegt" und "Zahl Auslegestellen" müssen wie alle anderen Meldewerte korrekte Durchschnittswerte gebildet werden.

Kundenzeitschriften unterscheiden sich von Fachzeitschriften sowie Publikumszeitschriften dadurch, dass ein großer Teil der Exemplare von Unternehmen zur (in der Regel kostenlosen) Weitergabe an Kunden und Interessenten bezogen wird. Ihr Zweck ist Kundenbindung, redaktionell sind sie vorwiegend auf das Branchen-, Produkt- und/oder Unternehmensumfeld ausgerichtet.

Bei Kundenzeitschriften werden neben Abonnements, Einzelverkauf und Sonstiger Verkauf auch die Verkäufe zur Weitergabe abgefragt, die in der Regel den größten Anteil ausmachen. Die Summe dieser Werte bildet den Gesamtverkauf Kundenzeitschriften.

Als Lesezirkelstücke zählen Exemplare, die zu besonderen Lesezirkel-Konditionen geliefert und vom Lesezirkel vermietet werden. Diese Auflagenkategorie ist nur bei Publikumszeitschriften relevant. Bezieht ein Lesezirkel Exemplare zu einem anderen Zweck als dem der Vermietung, können diese Exemplare nicht als Lesezirkelstücke gemeldet werden. Das Lesezirkel-Unternehmen muß den Verwendungszweck der Exemplare (Vermietung bzw. sonstige Verwendung) in geeigneter Weise nachweisen können.

Der Abgabepreis muss für Lesezirkelstücke mindestens ein Euro-Cent pro Exemplar betragen, andernfalls handelt es sich um Freistücke. Als Nachweis ist eine Quartalsaufstellung der belieferten Lesezirkel mit Detailinformationen erforderlich. Einzelheiten nennt der Regel-Leitfaden (unter 3.4).

Der Wert Lesezirkelstücke wird ins Online-Quartalsmeldesystem eingegeben und fließt als ein Summand in die vom System ermittelten Werte für Verkauf sowie Verbreitung ein.

Wird ein Teil der Gesamtlauflage einer Zeitschrift in einem abweichenden Format verbreitet, z. B. als kleinformatige Pocketausgabe, kann die Auflage beider Formate unter bestimmten Voraussetzungen gemeinsam gemeldet werden.

Dafür müssen Anzeigen, redaktionelle Inhalte, Heftnummern, Erscheinungsdatum und Aufmachung gleich sein. Die Titelgestaltung kann ebenso wie der Preis formatbedingt abweichen.

Die im veränderten Format verbreiteten Stücke werden zusätzlich zu den Angaben unter Gesamtauflage noch einmal im Formularfeld davon Pocketformat eingegeben. Erscheinen Pocketausgaben nicht regelmäßig, wird bei der Durchschnittsbildung die Gesamterscheinungshäufigkeit der Standardausgabe als Divisor angesetzt. Hinweise zu formatveränderten Ausgaben enthält der Regel-Leitfaden (unter 3.6).

Als Remittenden werden an Wiederverkäufer ausgelieferte, jedoch nicht verkaufte Exemplare erfasst, die vom Verlag gutgeschrieben werden. Remittenden werden vom Wiederverkäufer an den Verlag zurückgeschickt oder per Körperloser Remission (KR-Verfahren) gemeldet und vernichtet.

Zu melden sind im Online-Quartalsmeldesystem die Exemplare, die im betreffenden Quartal als Remittenden abgerechnet wurden, unabhängig davon, ob sie auch in diesem oder aber in einem früheren Quartal verbreitet wurden. Ausschlaggebend ist also das Remissionsdatum, nicht das Erscheinungsdatum. Detailinformationen (u. a. zur Bildung des Remittendendurchschnitts, zur Abweichung von Erscheinungshäufigkeit/Hauptremissionen, zum KR-Verfahren sowie zu remittierten und dann erneut verbreiteten Exemplare) finden sich im Regel-Leitfaden (unter 3.6).

Der Wert wird bei der Auflagenmeldung vom Online-Quartalsmeldesystem abgefragt und zur Bildung des Werts EV-Verkauf verwendet (Formel: EV-Verkauf = EV-Lieferung – Remittenden).

Als Rest- Archiv- und Belegexemplare zählen Reststücke, die weder verkauft noch unentgeltlich abgegeben wurden, außerdem Exemplare, die der Verlag zu Archivzwecken, für die eigene Arbeit behält oder als Belege an Anzeigenkunden abgibt, sowie die Exemplare, die dem werbenden Buch- und Zeitschriftenhandel als Dispositionsreserve unentgeltlich geliefert wurden. Weitere Informationen finden sich in den Richtlinien für die IVW-Auflagenkontrolle (Ziffer 33).

Der Wert wird unter Reste/Archiv ins Online-Quartalsmeldesystem eingegeben. Er wird weder zum Wert Verbreitung noch zum Wert Verkauf addiert (Formel: Verbreitung + Remittenden + Reste/Archiv = Druck + ggf. Verkauf ePaper).

Supplements sind Titel, die nicht eigenständig verbreitet, sondern einem oder einer Reihe von Trägermedien beigelegt werden und über diese an den Endabnehmer gelangen. Ein typisches Beispiel sind Fernsehprogramm-Beilagen, die an einem bestimmten Wochentag als Heft in Tageszeitungen enthalten sind.

Zur Meldung von Supplements müssen neben dem Gesamt-Supplementverkauf auch jeweils die Zahl der Exemplare angegeben werden, die an die einzelnen IVW-geprüften Trägerobjekte verkauft wurden. Außerdem muss die Gesamtzahl der verkauften Supplements angegeben werden, die an Titel ohne IVW-Prüfung (so genannte "nicht IVW-angeschlossene Trägerobjekte") verkauft wurden. Schließlich ist auch die Sonstige Verbreitung von Supplements in einer Summe zu melden.

Exemplare, die verkauft wurden, aber weder unter Abonnements noch unter EV-Lieferung/EV-Verkauf fallen und auch nicht den Bordexemplaren oder Lesezirkelstücken zugeordnet werden können, werden als Sonstiger Verkauf erfasst. Diese Kategorie ist gewissermaßen die Sammelkategorie für Verkäufe, bei denen für keine der anderen Kategorien Voraussetzungen vorliegen.

Typische Fälle sind Lieferungen, für die besondere Preisnachlässe oder Rabatte gelten und die deshalb weder unter Abo noch unter EV-Lieferung fallen. Als sonstige Verkäufe einzuordnen sind auch Hefte innerhalb eines Bundles, deren Einzelverkaufspreis vom Bundle-Preis nicht vollständig abgedeckt wird. Dagegen fallen Exemplare, die zu einem Scheinpreis verkauft werden (weniger als 10 Prozent des Einzelverkaufspreises) nicht unter Sonstiger Verkauf , sondern unter Freistücke. Weitere Hinweise finden sich im Regel-Leitfaden (unter 3.3).

Der Wert Sonstiger Verkauf muss ins Online-Quartalsmeldesystem eingegeben werden und fließt in die Bildung des Werts Verkauf ein (Formel: Abo gesamt + EV-Verkauf + Bordexemplare + Lesezirkelstücke + Sonstiger Verkauf = Verkauf).

Der Wert Verbreitung gibt an, wie hoch im Quartalsdurchschnitt die verbreitete Auflage ist. Er entspricht also der Anzahl der Exemplare pro Erscheinungstag bzw. Ausgabe, die einen Abnehmer gefunden haben.

Hierbei zählen auch Freistücke mit. Dagegen zählen Rest- und Archivexemplare sowie Remittenden nicht mit zur Verbreitung.

Der Wert wird vom Online-Quartalmeldesystem als Summe aus Verkauf und Freistücken gebildet (Formel: Verbreitung = Druck + ePaper Verkauf – Reste/Archiv – Remittenden bzw. Verbreitung = Abo gesamt + EV-Lieferung - Remittenden + Bordexemplare + Lesezirkelstücke + Sonstiger Verkauf + Freistücke).

Dieser Wert gibt an, wie viele Exemplare im Berichtszeitraum verkauft wurden, und zwar zu mehr als einem Scheinpreis. Für die Printauflage entspricht die verkaufte Auflage der Summe aus Abo-Stücken, aus Einzelverkaufslieferung abzüglich der Remittenden, aus sonstigen Verkäufen sowie gegebenenfalls aus Bordexemplaren und Lesezirkelstücken. Nicht zum Verkauf gezählt werden Freistücke sowie Rest- und Archivexemplare.

Für Print-Exemplare errechnet das Online-Quartalmeldesystem den Wert Verkauf (Formel: Verkauf = Abonnement + EV-Lieferung - Remittenden + Bordexemplare + Lesezirkelstücke + Sonstiger Verkauf). Für ePaper wird der Wert Verkauf im entsprechenden Eingabeformular direkt vom Nutzer eingegeben.