Die nächste IVW-Auflagenprüfung steht an? Checkliste und Tipps zur Vorbereitung

• Die IVW ist Ihr Partner
• Welche IVW-Prüfungen gibt es?
• Prüfungshäufigkeit und Prüfungszeitraum
• Umfang der Prüfung
• Die drei Teilbereiche der Prüfung
• Nach Erhalt der Terminbenachrichtigung
• Zur Prüfung selbst
• Der Prüfungsbericht
• Das wird schon …

Die IVW ist Ihr Partner

Es ist natürlich wahr: Wenn sich der IVW-Prüfer zur Kontrolle für die Zertifizierung der gemeldeten Auflagen ankündigt, bedeutet das für Ihren Verlag zusätzlichen Aufwand zum Alltagsgeschäft. Trotzdem ist die IVW-Auflagenprüfung etwas ganz anderes als eine Außenprüfung des Finanzamts oder die regelmäßige Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung.

Die IVW ist keine Institution, die gesetzliche Ansprüche durchsetzen will. Sie ist vielmehr eine Gemeinschaftseinrichtung der Branche, die durch die Prüfungen zur Zertifizierung von Auflagen einen Serviceauftrag gegenüber den Mitgliedern erfüllt. Durch die regelmäßigen Prüfungen der Auflagenzahlen verschafft sich Ihr Verlag in der Anzeigenakquise einen Vertrauensvorsprung bei potenziellen Werbekunden.

Klar definierte, standardisiert erhobene und geprüfte Auflagenzahlen geben Werbetreibenden und ihren Media- und Werbe-Agenturen Auskunft über das Werbeträgerpotenzial Ihrer Presseerzeugnisse. Außerdem liefert das IVW-Auflagenzertifikat eine Grundlage zur Kalkulation von Anzeigenpreisen und zur Abrechnung von Werbeschaltungen.

IVW-Prüfern ist es – bei aller Unbestechlichkeit der Prüfung selbst – wichtig, sich dem Verlag gegenüber partnerschaftlich zu verhalten. Sie haben kein Interesse daran, Ihren Aufwand bei der Vorbereitung und Durchführung der Prüfung unnötig zu erhöhen. Für Ihre Anregungen und Fragen haben sie ein offenes Ohr.

Der IVW-Prüfer ist Ihr Dienstleister. Sprechen Sie ihn bei Fragen und Probleme einfach an – gern auch schon vor dem Prüfungstermin.
 

Welche IVW-Prüfungen gibt es?

Prüfungshäufigkeit und Prüfungszeitraum

Die Prüfungshäufigkeit hängt von der Erscheinungsweise und der Druckauflage ab: In der Regel finden zwei Prüfungen pro Jahr statt. Bei weniger als 6 Ausgaben pro Jahr oder einer Druckauflage unter 5.000 Exemplaren ist es nur eine Prüfung jährlich.
Prüfungszeitraum ist der Zeitraum seit dem zuletzt geprüften Quartal, er umfasst mindestens ein Quartal.

Umfang der Prüfung

Ablauf und Umfang der Prüfung hängen ab von

• den Printmedien des Verlags: Wird nur ein Titel produziert oder viele verschiedene, mit vielen Anzeigenbelegungsvarianten?
• der Auflagenstruktur: Gibt es viele unterschiedliche Vertriebsformen? Gibt es auch ePaper und Sonderformate?
• der Verlagsstruktur sowie der Organisation der Geschäftstätigkeit:
  Handelt es sich um eine kleinere Organisation oder um Konzernstrukturen? In welchem Ausmaß sind externe Dienstleister eingebunden? Entsprechend gestaltet sich auch die Dauer der Prüfung unterschiedlich.
  
   

Die drei Teilbereiche der Prüfung

Für jeden Titel, der gemeldet wird, müssen gedruckte oder digitale Unterlagen („Urbelege“ – Quelldaten und Nachweise) vorhanden sein, die die Zahl der ausgelieferten Exemplare nach Vertriebssparten und Auflagenkategorien zweifelsfrei belegen. Geprüft werden die Angaben und die Nachweise zu den Auflagenmeldungen in drei gesonderten Teilbereichen:

Hinweis: Neben den Zahlen für das zu prüfende Quartal sollten die Zahlen für das gesamte Geschäftsjahr verfügbar sein. Das gilt besonders dann, wenn die Erlöszahlen für das zu prüfende Quartal nicht direkt abgrenzbar sind, beispielsweise die Erlöse für Abonnements.

Nach Erhalt der Terminbenachrichtigung

Nach Erhalt der Terminbenachrichtigung bzw. spätestens vier Wochen vor der Prüfung sollten die Ansprechpartner des Prüfers im Verlag

• dafür sorgen, dass sämtliche internen und externen Ansprechpartner (in anderen Abteilungen, bei Dienstleistern, dem Steuerbüro etc.) über den Prüfungstermin informiert werden, damit sie am Termin für Rückfragen oder die Beschaffung von Unterlagen zur Verfügung stehen
• mit der Vorbereitung und Beschaffung der für die Prüfung benötigten Dokumente und Angaben beginnen
• kontrollieren, wie der Stand der Umsetzung für die Hinweise und Beanstandungen bei der letzten Auflagenprüfung ist

Zur Prüfung selbst

Der Prüfungsbericht

Am Ende der Prüfung erhalten Sie einen Prüfungsbericht. Entweder werden darin alle Angaben zur Auflage Ihres Verlags bestätigt – das ist das Idealergebnis. Häufig finden sich darin auch Berichtigungen, etwa weil Exemplare aus der einen nachträglich einer anderen Auflagenkategorie zugewiesen wurden. Das ist – solange sich das Ausmaß der Korrekturen in Grenzen hält – durchaus normal.

Notwendige Korrekturen der Auflagenzahlen in größeren Ausmaß werden als Prüfungskorrekturen veröffentlicht. (Übrigens: Unabhängig von der Auflagenprüfung hat der Verlag auch die Möglichkeit, falsch gemeldete Auflagenzahlen durch eine Eigenkorrektur richtigzustellen.)

Außerdem enthält das Prüfungsergebnis weitere Hinweise des Prüfers - etwa darauf, dass bestimmte Unterlagen erforderlich gewesen wären oder Formvorgaben nicht eingehalten wurden. Diese Punkte sind nicht nur als Mängel-, sondern auch als Verbesserungshinweise zu verstehen: Werden sie beherzigt und umgesetzt,  kann die nächste Prüfung schon besser verlaufen.

Das wird schon …

Zugegeben, eine IVW-Auflagenprüfung ist mit einigem Aufwand verbunden. Aber lassen Sie sich nicht entmutigen: Die IVW-Prüfer sind Profis – und nach einer oder spätestens zwei Prüfungen ist das Ganze auch für Sie als Vertreterin oder Vertreter Ihres Verlags Routine.

Durch klare Abstimmung und rechtzeitige Kommunikation lässt sich viel unnötiger Aufwand vermeiden. Wenn bei der Prüfungsvorbereitung Fragen auftauchen, dann rufen Sie uns an. Ihre Prüfer werden alles tun, um die Prüfung für Sie (und damit für sich selbst) so einfach wie möglich zu gestalten. Und sie sind grundsätzlich auf Ihrer Seite. Denn schließlich gilt: Eine IVW-Auflagenprüfung ist eine Bestätigungsprüfung, keine Widerlegungsprüfung.