Die Mitgliedsverlage melden der IVW die Quartalsauflagen ihrer Titel über eine gesicherte Online-Schnittstelle.

Erläuterungen zum Online-Meldeverfahren für Quartalsauflagen

• Verfahrensbeschreibung
• Anleitung mit Screenshots
• Das Verfahren in der Übersicht
• Automatisiertes Ausfüllen / Datensatzbeschreibung
• Nachmeldung / Verlagskorrekturen online abgeben

Verfahrensbeschreibung

Das internetbasierte Verfahren für die Meldung von Quartalsauflagen besteht aus einer gesicherten Online-Schnittstelle zu einer Meldeplattform, auf der für jeden einzelnen IVW-geprüften Pressetitel eine Meldemaske bereitgestellt wird. Der Aufbau der Meldemaske sowie die Anzahl und Zusammensetzung der Eingabefelder entspricht den bekannten Formularen für die einzelnen Printgattungen.

Jeweils zu Beginn der Erhebung von Quartalsauflagen informiert die IVW die Verlage ca. eine Woche vor Quartalsende per E-Mail, dass neue Meldemasken zur Übermittlung der Auflagen für das aktuell auslaufende Quartal online gegangen sind. Alle Meldemasken, mit denen Quartalsauflagen übermittelt wurden, bleiben permanent auf der Meldeplattform verfügbar. Neben aktuellen Auflagenmeldungen können Verlage/Dienstleister der IVW über die Plattform auch digitale Nach- und Korrekturenmeldungen zu zurückliegenden Quartalen schicken.

Die Auflagenwerte zur Meldung der einzelnen Titel werden manuell in die Meldemaske eingegeben, lassen sich für eine beliebige Anzahl von Titeln bzw. Anzeigenbelegungseinheiten aber auch durch den Import sämtlicher - zuvor in einer csv-Datei in standardisierter Form erfassten - Daten in einem Rutsch automatisiert in die Meldemaske einlesen. Während der manuellen oder automatisierten Eingabe läuft eine Plausibilitätskontrolle, die bei rechnerischen Unstimmigkeiten in der Zusammensetzung der Auflagenmeldung sofort auf Fehler hinweist und Felder so lange rot markiert, bis sich aus allen eingegebenen Auflagenzahlen plausible Summenwerte ergeben. Ausnahmen hierzu siehe weiter unten.

Nach jeder Abgabe einer Meldung verschickt die IVW an den Verlag/Dienstleister per E-Mail die Aufforderung, die übermittelten Quartalsauflagen freizugeben. Erst nach Eingang der Freigabe durch den Verlag/Dienstleister übernimmt die IVW die gemeldeten Zahlen in ihre Datenbank der Quartalsauflagen. Verlage/Dienstleister können turnusgemäße Auflagenmeldungen bis zum Meldeschluss durch wiederholte Eingabe und Freigabe problemlos ändern und so in der IVW-Datenbank überschreiben lassen.

Um sicherzustellen, dass die E-Mails aus dem Meldesystem den meldenden Verlag auch störungsfrei erreichen (also nicht von einem Spam-Filter abgefangen werden), sollte der Verlag die folgenden E-Mail-Adressen auf seine Liste erwünschter E-Mail-Absender setzen (so genanntes „whitelisting“):   

Titel

emails

Alternativ können auch direkt die   ivw.de   bzw.  @ivw.de  als vertrauenswürdige Domains in die Whitelist aufgenommen werden.

Voraussetzung für die Meldung der Quartalsauflagen über die Online-Schnittstelle auf der IVW-Website ist ein Internetanschluss, ein Browser und ein E-Mail-Account. Datenintegrität und Authentifizierung werden durch eine gesicherte Verbindung und den passwortgeschützten Zugang gewährleistet.

Der Benutzername und das Passwort werden von der IVW nach schriftlicher Anmeldung an den Verlag/Dienstleister vergeben; bei der Anmeldung hinterlegt der Verlag/Dienstleister bei der IVW außerdem eine E-Mail-Adresse für den Empfang der E-Mails mit dem Link zur Freigabe der abgegebenen Auflagenmeldungen.

Bei der Abgabe kann der Verlag/Dienstleister den Status seiner Auflagenmeldungen auf der Plattform nachvollziehen. Der Meldeschluss ist weiterhin jeweils 14 Tage nach Quartalsende. Die Termine für den Meldeschluss sowie für die Bereitstellung neuer Meldemasken sind in der Jahresübersicht Quartalsauflagen aufgeführt.

Anleitung mit Screenshots

Weitere Detailinformationen können der folgenden Übersicht und den Screenshots in "Das neue Online-Meldeverfahren für IVW-Quartalsauflagen - Anleitung (PDF)" entnommen werden.

Für Rückfragen stehen die Mitarbeiter der IVW-Geschäftsstelle zur Verfügung.

Das Verfahren in der Übersicht

Teilnehmerkreis

IVW-Mitgliedsverlage aller Printgattungen

Voraussetzungen

Internet- und  E-Mail-Verbindung, Browser, LogIn (Benutzername und Passwort) für den Zugang zur Meldeplattform

Die Teilnehmer erhalten per E-Mail

einmalig (neue Mitglieder)

• eine Anmeldebestätigung mit der Aufforderung, telefonisch bei der IVW die Zugangsdaten einzuholen; die Anrufer müssen sich hierfür gegenüber der IVW durch korrekte Angaben zu bestimmten Abfragen legitimieren

quartalsweise

• die Benachrichtigung über die Bereitstellung der neuen Meldemasken pro Titel/Belegungseinheit für die Übermittlung der aktuell anstehenden Quartalsmeldung

Die Meldeplattform und Meldemasken enthalten

• die Angabe des zu meldenden Quartals, den Meldeschluss-Termin, den Titelnamen, die Titel-Nummer und die Erscheinungsweise sowie den Status und die nächstmögliche Aktion zur Meldung
• die - je nach Printgattung variablen - Felder zu den Auflagenkategorien für die Eingabe der Auflagenwerte

Übermittlung der Auflagenmeldung

• die Meldungen werden nach Eingabe der Auflagenwerte durch Drücken des Buttons "Eingaben speichern" an die IVW geschickt
• als Rückmeldung erhalten die Teilnehmer eine E-Mail mit der Aufforderung, die Meldung über einen Link freizugeben; erst nach einer weiteren E-Mail mit dem Hinweis "IVW-Auflagenmeldung ... erfolgreich" jetzt gilt die Meldung als abgegeben und wird in die IVW-Datenbank übernommen; bis zum Meldeschluss können die abgegebenen Auflagenzahlen geändert, gespeichert und neu freigegeben werden

Prüfungsroutinen

inhaltlich

• rechnerische Plausibilität der Auflagenzahlen
• es können ausschließlich rechnerisch plausible Meldungen gespeichert werden
  >>> Ausnahmen hiervon sind die Eingaben in die Meldemasken für "zzgl. frühere Berichtszeiträume" und "zzgl. Exemplare aus Remission" sowie die Erfassung von Remissionswerten, die höher als die EV-Lieferung sind

Sicherheit

• sichere https-Verbindung zur Online-Schnittstelle
• geschützter Zugang zur Meldeplattform  (Benutzername, Passwort)
• erforderliche Freigabe der abgegebenen Auflagenmeldung durch Aufruf eines Links in der automatisiert verschickten E-Mail der IVW
• aktuelle Anzeige des Status und der nächsten erforderlichen bzw. möglichen Aktion zur Bestätigung/Freigabe, Änderung (vor Meldeschluss) sowie Nachmeldung und Korrektur (nach Meldeschluss) von Quartalsauflagen

Automatisiertes Ausfüllen der Meldemasken - Datensatzbeschreibung für txt-Importdateien zur Meldung der Quartalsauflagen

Neben der manuellen Eingabe lassen sich die Auflagenmeldungen auch automatisiert erstellen. Hierfür hält die Meldeplattform den Button "Daten importieren" vor.

Damit die Auflagenwerte automatisch in die aktuellen Meldemasken geschrieben werden können, muss zuvor aus den EDV-Anwendungen des Verlags/Dienstleisters eine Importdatei im txt-Datenformat generiert werden. Die Anzahl der Spalten und Spaltenbezeichnungen der txt-Importdatei müssen dazu exakt den Vorgaben der IVW entsprechen. Die korrekten Spaltenbezeichnungen und weitere Informationen sind in der IVW-Datensatzbeschreibung enthalten.

Die bislang von Verlagen/Dienstleistern verwendeten Importdateien für das auf PDF-Formularen basierende elektronische Meldeverfahren können hier unverändert weiter eingesetzt werden.

Neu: Nachmeldung und Verlagskorrekturen zu Quartalsauflagen online abgeben
Nach dem Meldeschlusstermin können Verlage/Dienstleister für jedes Quartal versäumte Auflagenmeldungen nachholen oder an abgegebenen Meldungen Korrekturen vornehmen.

Auf der Meldeplattform muss hierfür unter "Aktion" lediglich der Button "Nachmeldung eingeben" bzw. "Korrektur eingeben" angeklickt werden, um in der Meldemaske die Auflagenwerte einzugeben, zu speichern  und die Nach- bzw. Korrekturmeldung dann noch abschließend freizugeben.

Bitte beachten Sie:
Die vom Verlag/Dienstleister freigegebene Nachmeldung bzw. Korrektur von Auflagenzahlen wird von der IVW zunächst entgegengenommen und erst nach einer manuellen Prüfung veröffentlicht.